Praca zdalna. Zmiany w kodeksie pracy zdalnej. Informacje dla rodziców

Praca zdalna w 2023 roku. Kodeks pracy w końcu ją uwzględni

Definicja pracy zdalnej wynikająca z tzw. „specustawy covidowej” pojawiła się szerzej w związku z koniecznością wykonywania jej na odległość w trakcie pandemii.

Zgodnie z nowym art. 67(1) kodeksu pracy - praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się ma odległość.

Istotną zmianą jest również to, że pracownikom będzie przysługiwała możliwość wnioskowania okazjonalnej pracy zdalnej w okolicznościach incydentalnych i wyjątkowych sytuacjach. Zgodnie z wprowadzoną przez Senat poprawką, okazjonalna praca zdalna będzie możliwa w wymiarze 24 dni w roku. 

Projekt nowelizacji kodeksu pracy uchyla także wymóg regularności świadczenia pracy zdalnej. Pracownik będzie mógł pracować hybrydowo, częściowo stacjonarnie częściowo zdalnie.

Gdzie można wykonywać pracę zdalną?

Pracownik powinien wykonywać pracę zdalną w miejscu uzgodnionym z pracodawcą. Swobodny wybór miejsca wynika z faktu, że w pierwszej kolejności to pracownik wskazuje miejsce wykonywania pracy we wniosku, a następnie pracodawca może to zaakceptować. Rozwiewa to wątpliwości dotyczące sytuacji gdy to pracodawca narzucał gdzie ma pracować pracownik.

Możliwość pracy zdalnej określa pracodawca w regulaminie, po konsultacji ze związkami zawodowymi, a gdy ich nie ma z przedstawicielami pracowników. Przy uwzględnieniu rodzaju pracy wskazuje grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną, zasady ekwiwalentu lub ryczałtu pieniężnego, zasady ochrony informacji i danych osobowych, zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika oraz kontroli czy pokrycia dodatkowych kosztów pracy zdalnej.

Pracodawca wysyłający pracownika na pracę zdalną, będzie zobowiązany do:

• zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do jej wykonywania,

• zapewnienia instalacji serwisu, konserwacji narzędzi, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych,

• pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określonych w regulaminie lub poleceniu pracy zdalnej.

Odpłatność, o której mowa może zostać uregulowana na trzy sposoby:

• poprzez pokrycie udokumentowanych kosztów,
• ustalenie ekwiwalentu pieniężnego,
• ustalenie ryczałtu.

Zapewnienie materiałów, pokrycie kosztów, ustalenie ekwiwalentu bądź ryczałtu, który nie będzie znacząco odbiegać od cen rynkowych, nie będzie stanowiło przychodu ani po stronie pracownika ani pracodawcy.

Jak i kiedy uzgadnia się z pracodawcą wykonywanie „właściwej” pracy zdalnej?

Uzgodnienia pomiędzy pracodawcą, a pracownikiem dotyczące pracy zdalnej ustawodawca dopuszcza zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku w każdym momencie zatrudnienia, każda ze stron może wystąpić z wnioskiem o wykonywanie bądź zaprzestanie takiej formy wykonywania pracy.

Czy pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej, gdy pracownik złoży o nią wniosek?

Pracodawca może uwzględnić wniosek pracownika lub odmówić uwzględnienia, jeśli nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Praca zdalna może być wykonywana nie tylko w sytuacjach uzasadnionych wyłącznie potrzebą pracownika. Nowelizacja kodeksu dopuszcza w pewnym zakresie możliwość wydania pracownikowi polecenia pracy zdalnej gdy z powodu siły wyższej pracodawca nie jest w stanie zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Oprócz siły wyższej drugą okolicznością gdy pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej, jest stan zagrożenia epidemicznego albo w wyniku stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii oraz w okresie do 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Pracownik każdorazowo powinien złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy.

Rodzice dzieci wymuszą pracę zdalną? Nie każdą i nie wszyscy. Przepisy mają haczyki

Nie każda osoba może pracować zdalnie, nie każdy rodzaj pracy wykonywanej stacjonarnie może być wykonywany zdalnie. Przykładem są np. zawody zaufania publicznego lekarze czy mundurowi. Są też zawody, które można wykonywać zdalnie okazjonalnie, incydentalnie np. nauczyciele w okresie pandemii.

Nowelizacja kodeksu pracy zawiera krąg pracowników, którzy będą mogli wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej:

• rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie, również po ukończeniu przez nie 18 roku życia,

• rodzic dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności w umiarkowanym lub znacznym stopniu; posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, potrzebie kształcenia specjalnego,

• pracownica w ciąży,

• pracownik wychowujący dzieci do lat 4.

• Będą mogli również wnioskować pracownicy gdy pojawi się konieczność opieki nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności.

Przepisy pozwalają na elastyczną organizację pracy dla rodziców dzieci, a dla pracodawców to kłopot

Nowy przepis art. 188 (1) daje pracownikowi opiekującemu się dzieckiem do czasu ukończenia przez nie 8 roku życia możliwość złożenia wniosku o zastosowanie elastycznej organizacji pracy. Wniosek papierowy lub w formie elektronicznej pracownika wychowującego dziecko należy złożyć 14 dni przed planowanym rozpoczęciem. We wniosku wskazuje się przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy.

Za elastyczną organizację pracy, uważa się pracę zdalną oraz możliwość korzystania z innych elastycznych form organizacji czasu pracy takich jak przerywany czas pracy, indywidualny rozkład czasu pracy albo ruchomy czas pracy, oraz obniżenie wymiaru czasu pracy.

Elastyczna organizacja pracy daję możliwość złożenia wiążącego wniosku i powrót do poprzednich warunków wykonywania pracy.

We wniosku najpierw należy wypełnić dane danego pracownika. Ponadto wniosek pracownika powinien zawierać:

1)     imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka;

2)     przyczynę konieczności skorzystania z elastycznej organizacji pracy;

3)     termin rozpoczęcia i zakończenia korzystania z elastycznej organizacji pracy;

4)     rodzaj elastycznej organizacji pracy, z której pracownik planuje korzystać.

Pracodawca rozpatruje wniosek o pracę zdalną, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku, albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.

Pracownik korzystający z elastycznej organizacji pracy, może w każdym czasie złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o powrót do poprzedniej organizacji pracy przed upływem terminu.

Trzeba powiedzieć od razu jasno – nie będzie przejawem nierównego traktowania jednoczesne zezwolenie na pracę zdalną rodzicom małych dzieci i polecenie codziennego przychodzenia do biura pracownikom bezdzietnym, nawet jeśli osoby te zatrudnione są na tym samym stanowisku.

W nowelizacji ustawy wprowadzono zapis mówiący o tym, że złożenie przez pracownika wniosku o elastyczny czas pracy nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę i przyczyny uzasadniającej prowadzenie przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia.

Praca zdalna dla rodziców i kobiet w ciąży?

Nowelizacja kodeksu pracy może okazać się dużym wsparciem dla rodziców małych dzieci i kobiet w ciąży. Pracodawca, co do zasady, nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej m.in. rodzicom, którzy wychowują dziecko do 4 roku życia, rodzicom i opiekunom, którzy opiekują się osobą z niepełnosprawnością w rodzinie i kobietom w ciąży. Wyjątkiem będą zawody, w których jest to niemożliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj.

Pozostałe istotne z punktu widzenia pracownika, zmiany w kodeksie pracy

Projektowane w kodeksie pracy przepisy dotyczą także wielu innych ważnych dla pracowników i pracodawców, a zwłaszcza rodziców kwestii, w tym zasad udzielania urlopów rodzicielskich i opiekuńczych oraz obowiązku informowania pracowników o warunkach zatrudnienia.

Podstawę prawną stanowi:

• USTAWA z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240)
• DYREKTYWA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2019/1152 z dnia 20 czerwca 2019 r. w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej

Źródło: Praca zdalna - pytania i odpowiedzi - Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej - Portal Gov.pl (www.gov.pl)