13 podpowiedzi, jak być dobrze zorganizowanym

Masz wrażenie, że czas przecieka ci przez palce? Myślisz, że jesteś koszmarnie niezorganizowana, bo nie udaje ci się zrobić nawet połowy tego, co zamierzałaś? Nie denerwuj się – przeczytaj poniższy tekst i skup się na doskonaleniu swoich umiejętności zarządzania czasem. Naprawdę warto - nie dość, że odtąd wszystko będziesz robić metodycznie, bez nerwówki i chaosu, to zyskasz kilka minut tylko dla siebie. Pamiętaj - praktyka czyni mistrza!

1. Dobry plan to podstawa

Przy wieczornej herbacie lub porannej kawie zrób szczegółowy plan zajęć. Czy wiesz, że te kilka minut spędzonych z kartką i długopisem pozwoli ci zaoszczędzić w ciągu dnia nawet godzinę? Najlepiej byłoby, gdybyś „listę rzeczy do zrobienia” mogła zapisywać w jednym kalendarzu lub organizerze (możesz wtedy planować długoterminowo, nie tylko z dnia na dzień) - unikniesz zgubienia luźnych kartek. Możesz też robić wpisy w telefonie bądź w komputerze, wybierając opcję powiadomień na telefon.

2. Miej pod ręką swój kalendarzyk

sukcesywnie wykreślaj bądź zaznaczaj sprawy już załatwione. Na bieżąco rób notatki - zapisuj wszystkie zadania, jakie masz wykonać.

3. Uwzględnij swój rytm dobowej sprawności 

podczas planowania dnia pracy koniecznie . Naukowcy udowodnili, że u przeciętnego człowieka wydajność wzrasta od godziny 8.00, jej szczyt przypada na okolice godzin 10.00-12.00, by potem spadać. Zastanów się, czy jesteś sową czy skowronkiem?

4. Wyznacz cele i ustal ich hierarchię ważności

Zawsze zastanawiaj się, co postawić na pierwszym miejscu - oddziel to, co istotne i do zrobienia „na wczoraj”, od tego, co mniej ważne i nie tak pilne. Zasady dotyczące planowania mówią, iż dzień należy rozpocząć od najważniejszego zadania i pracować nad nim do momentu jego wykonania, następnie zająć się kolejnym pod względem ważności. Rewolucyjne, prawda? Okazuje się bowiem, że to nie poranna prasówka, mailing i rozmowy przy kawie powinny rozpoczynać nasz dzień.

5. Hierarchia Eisenhowera

Jeśli organizacja czasu i ustanawianie priorytetów to dla ciebie czarna magia, możesz do planowania dnia wykorzystać metodę amerykańskiego prezydenta Eisenhowera, która każe przyjrzeć się wszystkim obowiązkom i biorąc pod uwagę ich pilność i ważność, podzielić je na cztery grupy:

• zadania A – pilne i ważne. To od nich należy rozpoczynać dzień, a zadania A zrealizować w pierwszej kolejności.
• zadania B – mniej pilne i ważne: to te, które z reguły mogą poczekać, jednak uwaga – w pewnym momencie staną się pilne i wtedy trzeba będzie je wykonać w jak najkrótszym czasie. Aby tego uniknąć, należy jak najwcześniej wyznaczyć konkretny termin ich realizacji.
• zadania C – pilne i mniej ważne. I tu sprawa się komplikuje - często zadania te realizujemy “natychmiast”, uznając, że są pilne, przez co odkładamy „na bok” to, co jest rzeczywiście ważne. Tymczasem może warto byłoby zadaniami z grupy C zająć się nieco później (bądź powierzyć komuś innemu).
• zadania “D” – mniej pilne i mniej ważne: te realizujemy, jeśli wystarczy nam na to czasu.

6. Zrezygnuj z niektórych

Jeśli masz napięty plan dnia i morze pracy, zrezygnuj z czynności, które są bezproduktywne, a zabierają czas – zapomnij o ploteczkach przez telefon, nie przeglądaj stron www, nie prowadź konwersacji via sms, nie daj się skusić witrynom i nie wchodź do sklepów.

7. Kontroluj czas

bądź punktualna, nie spóźniaj się, wyznaczaj sobie deadline (granicę czasową). Na każde zadanie rezerwuj sobie dodatkowy czas (jeśli uporasz się z nim szybciej, zyskasz chwilę na wypicie dodatkowej filiżanki herbaty).

8. Skupienie

Praca jest bardziej wydajna, gdy skupiasz się na jednej rzeczy, a nie na kilku naraz. Zakończ jedno zadanie, zanim rozpoczniesz drugie. Warto też każdy duży projekt podzielić na etapy (mniejsze zadania, szybsze efekty, większa motywacja). Nie zniechęcisz się i całość wykonasz szybciej.

9. Twój komfort

Jeśli pracujesz nad ważnym projektem, nawet mała przerwa spowodowana przez kogoś może wytrącić cię z rytmu. Zadbaj o komfort pracy - nie pozwól, by cię coś rozpraszało lub by inni marnowali twój czas.

10. Nie odkładaj nic „na później”

Specjaliści od zarządzania czasem radzą - jeśli możesz coś zrobić w mniej niż 2 minuty, zrób to teraz. I tak, kiedy dostaniesz maila, odpisz na niego od razu - nie stracisz czasu na szukanie go i ponowne studiowanie. Dotyczy to także czynności takich, jak wrzucanie brudnych ubrań do kosza czy sprzątanie ze stołu po obiedzie rób. Jeśli wszystko będziesz robić na bieżąco, nie będziesz tracić czasu na dodatkowe wysiłki, takie jak zorganizowana akcja porządkowa. Czy wiesz, że wiele rzeczy można zrobić „przy okazji” – posługując się tym kluczem: myjąc ręce możesz przetrzeć umywalkę, a idąc do koleżanek z księgowości, możesz coś podrzucić do sekretariatu.

11. Utrzymuj porządek wokół siebie

Uporządkuj biurko, z lodówki usuń masę karteczek z zadaniami i listami zakupów, wyczyść pulpit komputera (załóż kilka katalogów i tematycznie posegreguj pliki).

12. Weź do serca ludowe mądrości

pośpiech jest złym doradcą, a niedbały zawsze robi dwa razy. Zawsze wykonuj swoją pracę sumiennie i do końca. Lepiej zrobić coś raz a dobrze, niż później wracać do tego i poprawiać, tracąc dobry humor, nerwy i czas.

13. Zadbaj o siebie

rób sobie przerwy w pracy na kawę, kanapkę i rozprostowanie kości. Wysypiaj się - kiedy jesteś wypoczęta, praca idzie ci lepiej; uprawiaj sporty - masz wtedy więcej zapału i energii, zdrowo się odżywiaj – zbyt obfite, ciężkie lub źle skomponowane posiłki na pewno się sprzyjają efektywnej pracy. Pozbądź się negatywnej energii - staraj się rozwiązywać swoje problemy i konflikty z innymi ludźmi, myśl pozytywnie, nie koncentruj się na ciemnych stronach, no i nie dziel włosa na czworo.

Powodzenia!